Aufbewahrungs- und Kassationsordnung für kirchliche Archive

Vom 15. September 2001

 

 

Die Kirchenleitung der Evangelischen Kirche im Rheinland hat gemäß ' 13 Nr. 3 des Archivgesetzes der Evangelischen Kirche der Union vom 6. Mai 2000 (ABl. EKD Seite 228) in Verbindung mit ' 12 des Kirchengesetzes zur Ausführung des Kirchengesetzes zur Sicherung und Nutzung von kirchlichem Archivgut der Evangelischen Kirche im Rheinland vom 12. Januar 2001 (KABl. S. 145) die folgende Verordnung beschlossen:

 

' 1

Geltungsbereich

Diese Ordnung gilt für alle kirchlichen Stellen im Sinne von ' 1 Archivgesetz, die kirch­liche Unterlagen im Sinne von ' 2 Abs. 3 Archivgesetz verwalten.

 

 

' 2

Registratur, Altregistratur, Archiv

(1) In der Registratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betref­fen und zur Erfüllung eigener Aufgaben laufend benötigt werden.

 

(2) In der Altregistratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betref­fen und nicht mehr laufend benötigt wer­den, aber mindestens noch befristet aufbewahrt werden müs­sen. Registratur und Altregistratur können gemeinsam verwaltet werden.

 

(3) Im Archiv wird kirchliches Archivgut im Sinne von ' 2 Archivgesetz aufbewahrt. Das Archiv kann auch die Auf­gaben von Altregistraturen seines Zuständig­keitsbereiches wahrnehmen, soweit entspre­chende Kapazitäten vorhanden sind. Kirchliche Unterlagen, die in das Archiv überführt werden, sind in Abgabelisten zu verzeichnen.

 

 

' 3

Aufbewahrung

(1) Die kirchlichen Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Die Ordnung erfolgt für die Regis­tratur und die Altregistratur nach dem jeweils gelten­den Aktenplan und für die Archive nach den archivi­schen Ord­nungs- und Verzeichnungsgrundsätzen. Im übrigen gelten die Vorschriften über die Ver­wahrung von Archivgut entsprechend.

 

(2) Kirchliche Unterlagen sind entsprechend der im geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan festgelegten Fristen aufzubewahren. Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan ist Bestandteil dieser Ordnung; er wird durch das Landeskirchenamt erlassen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen entscheidet die Archivarin oder der Archivar oder eine vom Leitungsorgan beauftragte Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, ob das Schriftgut archivwürdig ist. Unterlagen, die im Aufbewahrungs- und Kassationsplan nicht genannt sind, müssen vorerst aufbewahrt werden, bis das Landeskirchliche Archiv eine Bewertung vorgenommen oder die Zustim­mung zur Vernichtung erteilt hat.

 

(3) In Zweifelsfällen entscheidet das Landeskirchliche Archiv oder von ihm beauftragte Personen über die Aufbewahrung. Vor dieser Entscheidung dürfen Unterlagen von einer anbietungspflichtigen Stelle ohne Zustimmung des Landeskirchlichen Archivs nicht vernichtet werden.

 

(4) Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen in das zuständige Archiv zu über­nehmen oder gemäß dem Aufbewahrungs- und Kassationsplan zu vernichten (kassieren).

 

 

' 4

Kassation

 

(1) Kirchliche Unterlagen, die kein kirchliches Archivgut darstellen, sollen in regelmäßigen zeitlichen Abständen nach dem geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan kassiert werden.

 

(2) Die Entscheidung für Aufbewahrung, Kassation oder Archivierung soll nicht für einzelne Schrift­stücke getroffen werden, sondern für die als Mappen, Hefter, Ordner etc. angelegten Akteneinheiten. Mehrfachausfertigungen und Kopien, die mit dem Original identisch sind, können kas­siert werden, so­fern an ihnen kein gesonderter Bedarf besteht.

 

(3) Unterlagen, die nur der Vorbereitung von zusammenfassenden Darstellun­gen dienen und deren Inhalt vollständig in diesen enthalten ist, können kassiert werden.

 

(4) In einem Kassationsprotokoll ist festzuhalten, welche kirchlichen Unterlagen in wel­chem Umfang und auf welche Weise vernichtet worden sind. Ein Muster des Kassa­tionsprotokolls ist Bestandteil die­ser Ordnung. Je eine Ausfertigung ist auf Dauer im kirchlichen Archiv und bei der kirchlichen Stelle auf­zubewahren.

 

(5) Kirchliche Unterlagen aus der Zeit vor 1950 dürfen stets nur mit Genehmigung des Landeskirchlichen Archivs kassiert werden.

 

(6) Das Landeskichliche Archiv kann die Vernichtung von Unterlagen einer anbietungspflichtigen lan­deskirchlichen Stelle im Sinne des Archivgesetzes übertragen.

 

 

' 5

Schutzbestimmungen

(1) Kirchliche Unterlagen, die entbehrlich oder wertlos geworden sind, müssen so vernichtet werden, dass eine missbräuchliche Nutzung ausgeschlos­sen ist. Bei der Vernichtung durch Dritte muss dies durch schriftliche Vereinbarung sicher­gestellt sein. Ein Muster des zu ver­wendenden Vertrages ist Bestandteil dieser Ordnung.

 

(2) Die Unterlagen sind bis zum Zeitpunkt der Vernich­tung vor dem Zugriff Dritter zu sichern.

 

(3) Vorhandene Sperrvermerke und Sperrfristen sind zu beachten.

 

(4) Nicht mehr benötigte Daten, die mittels der elektronischen Datenverarbeitung gespei­chert wurden, sind auf sämtlichen Datenträgern zu löschen.

 

 

 

 

 

 

' 6

Inkrafttreten

(1) Diese Aufbewahrungs- und Kassationsordnung tritt für die Evangelische Kirche im Rheinland am 1.Januar 2002 in Kraft. Das Landeskirchenamt wird ermächtigt, Verwaltungsvorschriften zur Durchführung dieser Verordnung zu erlassen.

 

(2)Mit dem Inkrafttreten dieser Ordnung tritt die Rechtsordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Schriftgut vom 29. Oktober 1992 (KABl. 1993 S. 17) außer Kraft.

 

 

Düsseldorf, den 25. / 26. Oktober 2001

 

Die Kirchenleitung

der Evangelischen Kirche im Rheinland