Benutzungsordnung für kirchliche Archive

Vom 15. September 2001

 

 

Die Kirchenleitung der Evangelischen Kirche im Rheinland hat gemäß ' 13 Nr. 1 des Archivgesetzes der Evangelischen Kirche der Union vom 6. Mai 2000 (ABl. EKD Seite 228) in Verbindung mit ' 12 des Kirchengesetzes zur Ausführung des Kirchengesetzes zur Sicherung und Nutzung von kirchlichem Archivgut der Evangelischen Kirche im Rheinland vom 12. Januar 2001 (KABl. S. 145) die folgende Verordnung beschlossen:

 

' 1

Geltungsbereich

 

Diese Ordnung gilt für alle kirchlichen Stellen im Sinne von ' 1 Archivgesetz, die kirch­liches Archivgut im Sinne von ' 2 Archivgesetz verwalten.

 

' 2

Benutzung

 

(1) Die Benutzung des kirchlichen Archivgutes erfolgt im Rahmen der kirchenrechtlichen Regelungen.

 

(2) Das Archivgesetz der Evangelischen Kirche der Union regelt die Benutzung des kirchlichen Archiv­gutes, die Schutzfristen für kirchliches Archivgut, die Fälle, in denen die Nutzung einzuschränken oder zu versagen ist, den Anspruch auf Auskunft und Berichtigung und die für die Einlegung von Be­schwerden gegebenen Zuständigkeiten.

 

' 3

Benutzungsantrag

 

(1) Die Benutzung von kirchlichem Archivgut ist schriftlich zu beantragen. Der Antrag muss Name, Vorname und Anschrift der benutzenden Person und ggf. ihres Auftrag­gebers, Angaben zum For­schungsgegenstand und Benutzungszweck und darüber enthalten, ob und wie die Forschungs­ergebnisse ausgewertet werden sollen. Benutzende Personen haben sich auf Verlangen jederzeit auszuweisen.

 

(2) Mit dem Antrag verpflichtet sich die antragstellende Person, die Benutzungsordnung einzuhalten. Zugleich verpflichtet sie sich, bei der Verwertung von Erkenntnissen aus dem kirchlichen Archivgut Persönlichkeits- und Urheberrechte sowie sonstige schutz­würdige Belange Dritter gemäß den Archiv­gesetzen zu beachten. Im Falle einer Ver­letzung dieser Rechte und Belange haftet die benutzende Person.

 

(3) Für jeden Forschungsgegenstand ist ein gesonderter schriftlicher Antrag zu stellen. Dies gilt auch für Änderungen und Erweiterungen.

 

(4) Wünschen Benutzer andere Personen als Hilfskräfte oder Beauftragte zu ihren Arbeiten heran­zu­ziehen, so ist von diesen jeweils ein besonderer Antrag zu stellen.

 

' 4

Benutzungserlaubnis

 

(1) Über den Benutzungsantrag entscheidet die Leitung des jeweiligen Archivs oder eine von ihr be­auf­tragte Person. Die Benutzungserlaubnis kann mündlich oder schriftlich erteilt werden.

 

(2) Die Benutzungserlaubnis kann mit Auflagen und Bedingungen versehen werden. Sie kann auf das laufende Jahr begrenzt werden.

 

(3) Die Benutzungserlaubnis kann versagt werden, insbesondere wenn fällige Entgelte nicht entrichtet werden. Die Benutzungserlaubnis ist zu versagen, wenn Schutzfristen oder nach dem Archivgesetz bestehende sonstige zwingende Hindernisse entgegenstehen und eine Ausnahmegenehmigung insoweit nicht erteilt worden ist.

 

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Widerruf der Benutzungserlaubnis

 

Die Benutzungserlaubnis kann widerrufen werden, wenn

 

1.      die Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,

2.         nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung geführt hätten,

3.      die Auflagen und Bedingungen nicht erfüllt werden,

4.      die benutzende Person gegen die Benutzungsordnung verstößt.

 

' 6

Benutzung und Reproduktion

 

(1) Kirchliches Archivgut wird im Regelfall im Original oder als Reproduktion zur Ein­sichtnahme im Archiv vorgelegt. Sind Reproduktionen von Archi­valien vorhanden, besteht kein Anspruch auf die Vorlage der Originale. Zum Schutze des kirchlichen Archiv­gutes oder zur Wahrung schutzwürdiger Belange Dritter können auch ausschließlich Auskünfte über seinen Inhalt erteilt werden. Über die Art und Weise der Benutzung entscheidet das jeweilige Archiv im Einzelfall.

 

(2) Reproduktionen können im Rahmen der technischen und personellen Mittel der Archive hergestellt werden, sofern nicht konservatorische Gründe entgegenstehen. Das jeweilige Archiv entscheidet, ob und nach welchem Verfahren Reproduktionen möglich sind.

 

(3) Ein Anspruch auf die Herstellung von Reproduktionen besteht nicht. Das jeweilige Archiv ent­scheidet, in welchem Umfang Reproduktionen angefertigt werden.

 

(4) Die ausgehändigten Reproduktionen dürfen nur im Rahmen der Benutzungserlaubnis verwendet und nur mit schriftlicher Zustimmung des jeweiligen Archivs veröffentlicht, reproduziert oder an Dritte weiter­geben werden. Bei Veröffentlichung und Vervielfältigung sind das Archiv und die Archivsignatur des Origi­nals anzugeben. Dem jeweiligen Archiv steht ein Rückforderungsrecht nach Gebrauch der Reproduktio­nen zu.

 

' 7

Benutzung von kirchlichem Archivgut

 

(1) Eine Benutzung erfolgt nur unter Aufsicht.

 

(2) Vor der Benutzung von kirchlichem Archivgut sind Überkleidung, Taschen und ähnliches an dem dafür vorgesehenen Platz abzulegen. Während der Benutzung von kirchlichem Archivgut sind Essen, Trinken, Rauchen und die Benutzung von Mobiltelefonen untersagt. Auf andere An­wesende ist Rück­sicht zu nehmen.

 

(3) Kirchliches Archivgut ist mit Bestell­zetteln zu bestellen, soweit solche vorhanden sind. Dabei ist auf die vollständige Angabe der Signaturen zu achten.

 

(4) Kirchliches Archivgut ist sorgfältig und behutsam zu behandeln; alles, was den bestehenden Zu­stand verändert oder gefährdet, ist zu unterlassen. Insbesondere ist es untersagt, im kirchlichen Archivgut Stellen anzustreichen, zu unterstreichen oder Worte auszustreichen sowie Rand­bemerkungen oder sonstige Eintragungen vorzunehmen. Über Schäden, Verluste, Unstimmigkeiten oder unrichtig eingefügte Schriftstücke ist die aufsichtsführende Person sofort zu unterrichten.

 

(5) Technische Hilfsmittel der Archive stehen, soweit der Dienstbetrieb es zulässt, den benutzenden Personen zur Verfügung. Ein Anspruch auf ihre Benutzung besteht nicht. Eigene tech­nische Hilfsmittel dürfen nur mit Genehmigung des jeweiligen Archivs verwendet wer­den.

 

(6) Die Leitungen der Archive können bestimmte Bestellzeiten festsetzen, die durch Aushang bekannt gegeben werden. Es besteht kein Anspruch darauf, kirchliches Archivgut in einer be­stimmten Zeit oder Reihenfolge zu erhalten. Grund­sätzlich wird nur eine begrenzte Anzahl von Archiva­lieneinheiten gleich­zeitig vorgelegt.

 

(7) Nach Beendigung der Benutzung ist das ausgehändigte kirchliche Archivgut der Aufsicht zurück­zugeben. Ist eine weitere Benutzung innerhalb der folgenden zwei Wo­chen beabsichtigt, kann das kirchliche Archivgut weiter bereitgehalten werden.

 

(8) Weitere Einzelheiten zur Benutzung können durch die Leitung des jeweiligen Archivs verbindlich festgelegt werden und sind durch Aushang bekannt zu machen.

 

' 8

Ausleihe von kirchlichem Archivgut

 

(1) Auf die Ausleihe von Archivgut besteht grundsätzlich kein Anspruch. Die Ausleihe ist in der Regel abzulehnen, wenn die Benutzung von Archivalien vor Ort zumutbar ist, oder das Archivgut Be­nutzungs­beschränkungen unterliegt, wegen des hohen Wertes, des Ordnungs- und Erhaltungs­zustandes, des Formates oder aus anderen konservatorischen oder Sicherheitsgründen nicht zum Versand geeignet ist, häufig benutzt wird, oder noch nicht abschließend verzeichnet ist.

 

(2) Kirch­liches Archivgut kann auf begründeten schriftlichen Antrag und mit Zustimmung der Leitung des jeweiligen Archivs zur dienstlichen Benutzung oder zur Benutzung durch Dritte in einem haupt­amtlich verwalteten Archiv sowie zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere für Ausstel­lun­gen, ausgeliehen werden. Die Zustimmung zur Ausleihe kann mit Bedingungen, Be­fristungen und Auf­lagen versehen werden.

 

(3) Im Fall der archivischen oder dienstlichen Benutzung des Archivguts muss der Antrag die Ver­pflich­tung der übernehmenden Stelle zur rechtzeitigen Rücksendung, zur sicheren Verwahrung und zur Ein­haltung und Durchsetzung der Bestimmungen des Archivgesetzes enthalten.

 

(4) Über die Ausleihe zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit ist ein gesonderter schriftlicher Leihvertrag abzuschließen, der der kirchenaufsichtlichen Genehmigung bedarf. Die Versendung erfolgt auf Kosten des Entleihers gegen Empfangsbestätigung. Die Sendung ist vom Entleiher für die gesamte Ausleih­zeit entsprechend ihrem Wert, mindestens aber mit (Euro 500,--) zu ver­sichern.

 

(5) Das ausgeliehene Archivgut kann aus dienstlichen Gründen jederzeit zurückgefordert werden.

 

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Benutzung von Bibliotheksgut

 

Für die Benutzung von historischen Bibliotheksbeständen gelten die Bestimmungen für die Benutzung von kirchlichem Archivgut sinngemäß.

 

' 10

Belegexemplar

 

Die Benutzenden sind verpflichtet, von einem im Druck, maschinenschriftlich oder in anderer Weise vervielfältigten Werk, das unter wesentlicher Verwendung von Archiv- oder Bibliotheksgut der Archive verfasst oder erstellt worden ist, dem jeweiligen Archiv unaufgefordert und unentgeltlich ein Beleg­exem­plar abzuliefern.

 

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Gebühren und Auslagen

 

Gebühren und Auslagen für die Inanspruchnahme des jeweiligen Archivs werden nach der Gebühren­ordnung in der jeweils geltenden Fassung erhoben.

 

' 12

Inkrafttreten

 

(1) Diese Benutzungsordnung tritt für die Evangelische Kirche im Rheinland am 1. Januar 2002 in Kraft. Das Landeskirchenamt wird ermächtigt, Verwaltungsvorschriften zur Durchführung dieser Verord­nung zu erlassen.

 

(2) Mit dem Inkrafttreten dieser Verordnung tritt die Rechtsordnung für die Benutzung kirchlichen Archivgutes vom 29. Oktober 1992 (KABl. 1993, S. 24) außer Kraft.

 

 

Düsseldorf, den 25. / 26. Oktober 2001

 

 

Die Kirchenleitung

der Evangelischen Kirche im Rheinland